Manajemen

Manajemen Proyek Rohani

Penulis : Harry Puspito | Thu, 3 April 2008 - 16:31 | Dilihat : 4401

Ardo

 

SEBUAH persekutuan doa pemuda mempunyai komitmen untuk membuat kebaktian kebangunan rohani dalam rangka menyambut Paskah. Semangat mereka begitu membara untuk mensukseskan proyek rohani tersebut.

. Namun, mereka menemukan bahwa mereka tidak tahu bagaimana caranya menyelenggarakan proyek tersebut. Beberapa dari mereka mulai kehilangan semangat dan berpikir bahwa proyek ini sulit untuk diwujudkan.

Masalah di atas telah dialami oleh berbagai organisasi Kristen dan gereja, khususnya persekutuan remaja dan pemuda. Banyak pengurus dari beberapa persekutuan remaja dan pemuda dipilih tanpa dibekali kemampuan manajemen, khususnya dalam menyelenggarakan suatu proyek rohani. Akhirnya, banyak proyek rohani yang dijalankan dengan asal-asalan, bahkan ada juga beberapa yang dibatalkan. Karena itu, semua pengurus di organisasi-organisasi Kristen dan gereja-gereja perlu sekali dibekali dengan kemampuan manajemen.  

Yang dimaksud dengan kemampuan manajemen adalah kemampuan untuk melaksanakan tahap-tahap dalam proses manajemen. Beberapa ahli manajemen mempunyai beberapa pendapat yang berbeda-beda tentang tahap-tahap apa saja dalam proses tersebut. Namun, dalam proyek rohani, proses manajemen meliputi enam  tahap, yaitu berdoa, perencanaan (planning), pengaturan (organizing), memimpin (leading), pengendalian (controlling), dan evaluasi.

Berdoa: Pengurus harus mempunyai keyakinan bahwa proyek rohani yang mereka akan laksanakan adalah panggilan Tuhan. Ada yang ingin Tuhan capai melalui proyek rohani tersebut dan Tuhan memakai para pengurus untuk mencapainya. Oleh karena itu, para pengurus perlu sekali meresponi panggilan tersebut dengan berdoa untuk menyatakan bahwa pengurus ingin menjalankan proyek rohani ini sesuai dengan kehendak Tuhan. Namun, sayangnya, tahap ini yang selalu dilewati dalam hampir setiap pelaksanaan proyek rohani.

Perencanaan: Tahap perencanaan meliputi penetapan tujuan, target, dan program kerja. Menurut Dr. Hendrik Ruru, pakar manajemen dari Lembaga Pelayanan Pemuda Indonesia (LPPI), tujuannya harus memenuhi kerangka SMART, yaitu specific (spesifik), measurable (dapat diukur), attainable (dapat dicapai), relevan, dan time range (ada tenggat waktu).  

Spesifik artinya tujuan harus jelas dan tidak boleh terlalu di awan-awan. Sebagai contoh, saya pernah mendengar tujuan dari suatu acara retret adalah peserta dapat dekat dengan Tuhan. Kedengarannya bagus memang, namun tidak spesifik. Salah satu pertanyaan yang mungkin muncul adalah apa yang dimaksud dekat dengan Tuhan?  Lebih spesifik, tujuan retret dapat seperti salah satu berikut ini: peserta retret berdoa menerima Kristus sebagai Tuhan dan juru selamat secara pribadi. Lebih menyedihkan, pernah ada tujuan dari suatu retret yang terlalu dibuat-dibuat, namun sebenarnya adalah acara jalan-jalan. Selain itu, tujuan yang spesifik harus meliputi target peserta (siapa) dan ruang lingkup target (di mana). Contoh: target peserta adalah para pengurus rohani Kristen dari sekolah-sekolah menengah umum di Jakarta Selatan.

Tujuan harus dapat diukur. Mengapa? Jika tidak dapat diukur, pengurus tidak dapat menilai kinerja mereka dalam proyek tersebut. Ukuran yang ditetapkan harus selalu sedikit di atas kemampuan pengurus, supaya pengurus bergantung kepada Tuhan bukan kepada kekuatan manusia. Hal ini tidak bertentangan dengan prinsip lainnya yaitu tujuan harus realistis, selama para pengurus bergantung kepada Tuhan.

Selain itu, tujuan harus relevan dengan kebutuhan target pasar dan mengandung batas waktu. Batas waktu memberikan sense of urgency kepada tiap pengurus. Sudah menjadi rahasia umum bahwa manusia cenderung menunda-nunda pekerjaan.

Setelah tujuan ditetapkan dengan memenuhi SMART, pengurus perlu menuangkan tujuan tersebut ke dalam program kerja. Melalui program kerja, perencanaan diubah menjadi action points.

Organizing:  Tahap ini meliputi pembagiaan action points kepada masing-masing pengurus dan pembentukan kepanitiaan. Para pengurus yang menerima action points selanjutnya disebut sebagai Person In Charge (PIC) atau penanggung jawab. Selain itu, ketua panitia, perlu mengalokasikan berbagai sumber daya yang dibutuhkan dalam melakukan action points tersebut. Contoh: panitia yang mengurus sekretariat, perlu dibekali komputer, ruangan kerja, dan printer.

Leading:  Sebagus apa pun suatu perencanaan jika tidak diimplementasikan, maka perencanaan itu tidak artinya. Kenyataannya, banyak kendala yang ditemukan dalam implementasi perencanaan yang dituangkan dalam program kerja. Karena itu, para anggota panitia mungkin akan mengalami demoralisasi atau patah semangat, disorientasi, kehilangan determinasi,bahkan mungkin akan menarik diri dari kepanitiaan.  

Di sinilah, kepemimpinan diperlukan. Ketua panitia perlu memahami kendala-kendala yang dihadapi oleh para anggota kepanitiaan yang lain dan mendorong mereka untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, bukan memakluminya. Selain itu, ketua panitia tidak boleh tinggal diam jika ada anggota panitia yang tidak baik kinerjanya. Ketua panitia perlu membimbing dia dengan lemah lembut agar kinerjanya menjadi baik. Selain itu, kepemimpinan bukanlah tanggung jawab dari ketua panitia semata-mata, melainkan juga tanggung jawab dari masing-masing anggota panitia. 

Pengendalian: Program kerja adalah panduan dari suatu proyek rohani. Program kerja terdiri dari aktivitas-aktivitas, jadwal, hasil yang diharapkan, penangungjawab, dan biaya. Ketua panitia memonitor perkembangan pelaksanaan proyek tersebut berdasarkan program kerja. Beberapa pertanyaan yang mungkin muncul dalam tahap ini, adalah: apakah semua aktivitas terlaksana sesuai jadwal; apakah aktivitas-aktivitas tersebut membuahkan hasil-hasil yang diharapkan, apakah biaya membengkak atau biaya dapat ditekan. Jika jawaban dari semua pertanyaan tersebut adalah tidak, ketua panitia perlu mengambil tindakan untuk kembali lagi kepada program kerja.

Evaluasi: Tahap ini meliputi evaluasi target dan identifikasi dari kendala-kendala yang dihadapi, hasil-hasil yang diharapkan dan faktor-faktor pendukung dari masing-masing aktivitas dalam program kerja.

Tujuan dari evaluasi ini adalah semua PIC mempertanggungajawabkan kegiatan-kegiatan dan berbagai sumber daya yang dipercayakan kepada mereka dan menjadi pelajaran untuk kepanitiaan berikutnya.

Pertanyaan yang dapat muncul adalah: kapan keenam fungsi manajemen tersebut dilaksanakan? Dr. Hendrik Ruru mengatakan bahwa rapat adalah wadah pelaksanaan  dari seluruh tahap dalam proses manajemen. Itulah sebabnya, semua anggota panitia dari suatu proyek rohani harus hadir dalam rapat.q

Komentar


Group

Top