"Karena itu, perhatikanlah dengan saksama, bagaimana kamu hidup, janganlah seperti orang bebal, tetapi seperti orang arif, dan pergunakanlah waktu yang ada, karena hari-hari ini adalah jahat." Efesus 5:15-16
Seri kita sedang membahas 'time management' yang lebih tepat disebut sebagai 'self management' karena kita tidak bisa lakukan apa-apa terhadap waktu, tapi kita bisa dan perlu mengelolah diri kita sendiri untuk memaksimalkan penggunaan waktu yang tersedia bagi kita. Kita perlu terus menerus memperbaiki 'time management' kita itu.
Ketika kita akan melakukan perubahan-perubahan itu, maka penting kita memulai dengan mempelajari bagaimana selama ini kita telah menggunakan waktu-waktu kita. Dengan kata lain, kita mengevaluasi penggunaan waktu kita. Tanpa mengetahui pola-pola penggunaan waktu yang terjadi yang telah menjadi kebiasaan kita, maka kita tidak bisa dengan efektif melakukan perubahan-perubahan penggunaan waktu itu.
Kita bisa melakukan evaluasi penggunaan waktu itu dengan melakukan pencatatan kegiatan-kegiatan sehari-hari kita selama satu minggu hingga satu bulan penggunaan waktu kita dalam buku harian khusus. Kita bisa menggunakan log waktu yang mencatat aktivitas-aktivitas yang kita kerjakan dari waktu ke waktu, mencatat berapa waktu yang kita gunakan untuk kegiatan-kegiatan itu, dan memberikan evaluasi seberapa penting aktivititas itu bagi kita. Kalau kita memiliki pernyataan misi dan visi pribadi, maka tingkat kepentingan aktivitas itu bisa dikaitkan dengan pencapaian misi dan visi pribadi kita. Kita bisa gunakan kode-kode antuk mengklasifikasikan tingkat kepentingan kegiatan itu, misal A berarti sangat penting, B berarti cukup penting, dan C tidak penting. Untuk membantu dalam proses analisa, kita bisa berikan catatan-catatan pada setiap item aktivitas tertentu jika diperlukan.
Kita amati penggunaan waktu harian kita itu. Apa saja yang telah kita kerjakan dalam hari-hari kita itu; seberapa sering kita melakukan berbagai kegiatan tertentu; berapa lama kita telah menggunakan waktu kita untuk berbagai jenis aktivitas kita. Kita cari pola-pola penggunaan waktu yang berulang. Kita klasifikasikan penggunaan waktu kita, misalnya waktu untuk ibadah, olah raga, pemeliharaan diri, belajar, membaca koran, menonton TV, menggunakan sosial media, bersama keluarga (istri, anak, orang tua, dsb), bersosialisasi di kantor, bekerja di kantor/tempat kerja, rapat-rapat, perjalanan, berbelanja, dsb, dsb. Item-item aktivitas bisa disesuaikan dengan situasi masing-masing pribadi.
Dari pencatatan dan tabulasi penggunaan waktu itu, pelajari pola penggunaan waktu kita. Seberapa sering kita telah melakukan berbagai aktivitas? Berapa banyak waktu yang kita gunakan untuk berbagai jenis kegiatan. Apakah ketika kita melakukan berbagai aktivitas yang penting, seperti belajar, mengerjakan pekerjaan menulis laporan misalnya, dsb telah terjadi interupsi? Interupsi oleh siapa? Dsb. Dari informasi yang dihasilkan kita cari dimana kita telah tidak memakai waktu kita dengan tidak efektif atau seperti yang sebenarnya kita inginkan tapi tidak terjadi disebabkan situasi dan interupsi-interupsi yang terjadi.
Selanjutnya kita bisa melakukan desain ulang pola-pola kebiasaan kita itu. Kita bisa menandai berbagai aktivitas sebagai 'time waster,' pemboros waktu dan memangkasnya di dalam scheduling kita ke depan. Misalnya, kita bisa memangkas waktu yang kita gunakan untuk penggunaan sosial media, untuk merespon internet, untuk sosialisasi, untuk meeting, dsb. Kita perlu menghindarkan penundaan-penundaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sulit, karena setiap kali kita menunda penyelesaian suatu pekerjaan, maka jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu akan bertambah.
Berbagai aktivitas mungkin harus kita hentikan sama sekali ketika kita evaluasi suatu aktivitas tidak memiliki nilai bahkan merusak, misalnya, browsing video-video yang tidak bermanfaat bahkan tidak baik seperti pornografi. Dan berbagai pekerjaan bisa didelegasikan kepada tim sehingga kita bisa mendapatkan waktu tambahan untuk tugas-tugas-tugas yang lebih penting. Pekerjaan-pekerjaan yang kita delegasikan adalah yang relatif tidak penting tapi urgen untuk dikerjakan.
Pelajari dengan teman yang dapat dipercaya/mentor hasil pengamatan waktu Anda itu. Manusia cenderung bias dengan apa yang dia lakukan dan tidak menyadari kelemahan-kelemahan time management kita. Orang lain bisa membantu melihat 'blind spots' kita. Keberanian melibatkan orang lain, yang kita percaya dan peduli dengan kita, akan sangat membantu kita dalam melakukan evaluasi penggunaan waktu kita dan mengatur pengembangan kebiasaan-kebiasaan penggunaan waktu yang baru.
Tuhan memberkati!
