Manajemen

Manajemen Proyek Rohani II Membuat Program Kerja Kepanitiaan

Penulis : Harry Puspito | Thu, 5 June 2008 - 16:29 | Dilihat : 6045
PADA tulisan sebelumnya, saya membahas mengenai manajemen proyek rohani. Perencanaan perlu dituangkan ke dalam action points yang dirumuskan dalam program kerja. Pembuatan program kerja merupakan hal yang sangat penting dalam penyelenggaraan proyek rohani. Mengapa sangat penting?

Paling tidak ada dua alasan. Pertama, program kerja membawa kepanitiaan paling tidak menyelesaikan 75% dari keseluruhan proyek rohani. Maka benarlah pepatah yang mengatakan, “tidak membuat perencanaan sama saja merencanakan kegagalan”.  

Kedua, program kerja berfungsi sebagai pedoman kerja dari kepanitiaan. Program kerja dapat dipahami sebagai jalur atau jalan untuk mencapai tujuan. Dapat dibayangkan jika kita ingin pergi ke suatu tempat, namun kita tidak mengetahui jalannya. Yang pasti terjadi adalah kita akan berputar-putar dan mungkin tidak dapat mencapai tempat yang menjadi tujuan kita. Tulisan ini akan membahas hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam membuat program kerja yang baik.

Program kerja yang baik mengandung hal-hal berikut ini, yaitu target, kegiatan-kegiatan, hasil yang diharapkan dari kegiatan-kegiatan tersebut, perkiraan biayanya masing-masing, jadwal (time table), dan anggota panitia yang bertanggungjawab (Person in Charge/PIC).

 

Target

Target adalah penurunan tujuan. Tujuan harus dapat diturunkan sedemikian rupa sehingga dapat diukur. Tujuan yang dapat diukur akan membantu panitia agar dapat mengevaluasi acara proyek rohani tersebut. Selain itu, target akan memacu para panitia untuk bekerja lebih bertanggungjawab. Sebagai contoh penetapan target, sebuah panitia suatu kebaktian kebangunan rohani (KKR) menetapkan tujuan acara tersebut yaitu, memberitakan kabar Injil Tuhan Yesus Kristus kepada para pemuda di kawasan Jakarta dan sekitarnya. Selanjutnya, panitia menetapkan target peserta adalah 10,000 orang. Ingat, selalu tetapkan target di atas sedikit kemampuan para panitia, supaya para panitia bergantung kepada Tuhan.

 

Action Points

Kegiatan-kegiatan yang ada di dalam program kerja merupakan action points dari perencanaan. Kegiatan-kegiatan tersebut harus relevan dengan pencapaian tujuan. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dibagi menjadi beberapa bagian besar, yaitu:

1)      Organisasi: rapat panitia, rapat evaluasi, dan sekretariat

2)      Acara: penetapan susunan acara, penetapan tema, pembicara dan petugas-petugas acara lainnya, dan pembuatan buku acara

3)      Akomodasi dan perlengkapan: pencarian dan penetapan tempat acara, pendaftaran dan penyediaan perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara.

4)      Publikasi dan dokumentasi: pembuatan brosur dan poster, pemberitaan iklan di beberapa radio dan media massa lainnya, pendaftaran para peserta, dan dokumentasi acara

5)      Konsumsi: pemesanan dan peyediaan makanan

6)      Doa: Doa bersama dan doa dan puasa

7)      Pencarian dana: sumber-sumber pemasukan dana, seperti pengumpulan sumbangan dari anggota-anggota panitia, aksi jualan, dan pencarian donatur

 

 

Pengukuran Action Points

Kegiatan-kegiatan tersebut harus dapat diukur pelaksanaannya. Pengukurannya dapat melalui hasil yang diharapkan dari masing-masing kegiatan tersebut, waktu yang digunakan, biaya, dan PIC. Ingat hasil yang diharapkan janganlah sesuatu yang abstrak, namun dapat diukur. Misalnya, kegiatan doa dan puasa, hasil yang diharapkan adalah semua anggota panitia melakukan doa dan puasa secara bersama-sama.

Komponen waktu dalam program acara adalah untuk mendorong anggota panitia agar mempunyai sense of urgency. Jika tidak ada kerangka waktu dalam pelaksanaan suatu kegiatan, maka anggota panitia cenderung untuk menunda-nunda mengerjakannya. Bayangkan jika seseorang diberikan suatu tugas tanpa tenggat waktu, maka dia akan cenderung untuk menunda-nundanya, bahkan akhirnya dia tidak mengerjakan tugasnya. Selain itu, kerangka waktu (time frame) dapat menolong anggota panitia agar terhindar dari bekerja di menit-menit terakhir (working in the last minutes). Sebagai tambahan, waktu sebaiknya dibagi berdasarkan mingguan.

Biaya yang ditetapkan harus realistis, artinya perlu memperhatikan harga-harga di pasar. Selain itu, biaya berkaitan dengan kualitas. Biaya tinggi, kualitas tinggi. Biaya rendah, kualitas rendah. Namun, hal ini mungkin tidak berlaku jika panitia mendapatkan potongan harga dari pemasok. Selain itu, biaya di sini adalah biaya total, bukanlah biaya per unit.

Penetapan PIC perlu memperhatikan kompetensi. Jangan tugaskan seorang anggota panitia untuk kegiatan yang dia sendiri tidak mampu mengerjakannya. Perlu diingat pula, PIC bukanlah satu-satunya orang yang mengerjakan kegiatan yang ditugaskannya, melainkan orang yang bertanggungjawab atas pelakasanaan kegiatan tersebut. Karena itu, ketua panitia dapat memonitor dan mengarahkan seluruh kegiatan melalui para PIC. Ketua panitia dapat menggantikan PIC jika PIC tersebut berhalangan.

Terakhir, program kerja sebaiknya dibuat dalam bentuk tabel, supaya para anggota panitia mudah mempelajarinya. Tabel 1 merupakan format dari program kerja. Selamat mencoba.q

 

Tabel 1 Format Program Kerja

 

 

 

 

Juni

 

 

Biaya

PIC

No

Nama Kegiatan

Hasil yang diharapkan

1

2

3

4

 

 

 

Komentar


Group

Top